Située au Nord-Ouest de la Vendée, à 45 minutes de Nantes, et 30 min du littoral Vendéen, Challans Gois Communauté est une Communauté de communes composée de 11 communes membres représentant un bassin de vie de près de 52 000 habitants.
Le territoire est attractif tant par son économie, sa démographie, son environnement (bocage, marais, littoral) que par ses équipements et services de proximité. Cette vitalité est liée à la situation géographique de Challans Gois Communauté, à proximité des stations balnéaires et à l’esprit entrepreneurial que cultivent ses habitants.
Suite à une mutation, Challans Gois Communauté recherche son/sa responsable du service Secrétariat général.
Missions et activités principales
Membre du comité de direction, et collaborateur/trice privilégié/e du Directeur général des services et du Président, ce cadre participe à la mise en œuvre des politiques publiques et des stratégies ressources de la collectivité.
En tant que responsable du secrétariat général, il/elle anime une équipe composée d’une assistante administrative et de 2 agents en charge de l’accueil et coordonne le réseau des assistantes de direction des pôles de la collectivité.
Organisation et gestion des assemblées délibérantes et instances communautaires
- contribuer à la définition de la gouvernance technique et politique (schéma et référentiels),
- élaborer et suivre le règlement intérieur du conseil communautaire,
- assurer la gestion et le suivi des assemblées délibérantes et instances communautaires rattachées,
- organiser et superviser le planning des réunions du Directeur et du Président,
- contribuer à l’organisation de l’accueil des élus lors du renouvellement de mandat
- élaborer et suivre les outils de communication liés au service
- établir les arrêtés de délégations (de fonctions et/ou de signature) des élus et des agents,
- garantir la sécurisation juridique et la publication des actes, et leur communication
Appui et conseil juridique auprès des services
- conseiller et appuyer les services de la collectivité dans des domaines du droit public
- centraliser les contentieux en lien avec les services concernés (référent Télérecours),
- être le référent en termes d’accès aux documents administratifs, et instruire les demandes, le cas échéant,
Conduite de projets auprès du Directeur général des services
- participer à la définition des politiques publiques et des orientations stratégiques de la collectivité et à l’élaboration et au suivi d’outils de pilotage (projet de territoire, revue de projets…),
- préparer, convoquer et rendre compte pour les réunions pilotées par le DGS
- coordonner et suivre les demandes de subvention et de cotisation des partenaires et associations,
Management, animation et pilotage du secrétariat général et de l’accueil principal (3 agents)
- organiser l’assistanat du Président, du Directeur général des services dans ses missions et projets et de la Directrice du pôle ressources,
- organiser l’ensemble des missions rattachées au service et optimiser son fonctionnement,
- participer à la définition et la mise en œuvre d’un plan d’action pour l’accueil au sein du siège communautaire,
- coordonner et animer le réseau des assistantes de direction des pôles de la collectivité afin de faciliter l’information, l’harmonisation des pratiques et la montée en compétence, avec le soutien du pôle ressources,
- assurer l’interface, en lien avec le pôle ressources, entre les besoins des services communautaires et le service systèmes d’information de la Ville de Challans en qualité de prestataire (gestion des droits d’accès…),
- organiser et superviser la gestion du courrier entrant/sortant et des archives à l’échelle de la collectivité,
De manière ponctuelle,
- accompagner le fonctionnement du Conseil de développement,
- superviser la gestion des actes du Syndicat Mixte Marais Bocage Océan, en lien avec le pôle aménagement du territoire
- assurer l’accueil général du siège communautaire, en l’absence de l’agent d’accueil et de gestion administrative,
- apporter un soutien administratif auprès des pôles,
- participer à des évènements internes (Temps de convivialité et de cohésion, soirée annuelle agents/élus) ou externes à destination des élus et/ou de la population.
Compétences et profils recherchés
Savoir
- formation d’études supérieures de droit Bac +3
- connaissances générales de l’environnement territorial et du fonctionnement des instances communautaires
Savoir faire
- capacité à animer, motiver et développer l’esprit d’équipe
- anticiper et analyser l’impact des évolutions juridiques pour la collectivité
- techniques d’animation de réunion et de gestion de projet
- qualités rédactionnelles et capacité d’analyse et de synthèse
- maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et aisance dans le domaine des technologies de l’information et de la communication en général
Savoir être
- sens de l’accueil et du service public
- qualités relationnelles, gestion du stress et maîtrise de soi
- réactivité, autonomie et disponibilité
- goût pour le travail en équipe (missions transversales) et capacité à partager l’information
- rigueur, sens de l’organisation et capacité à hiérarchiser les priorités
- force de proposition pour améliorer la qualité de service rendu, implication
- respect des règles de confidentialité, devoir de réserve
Conditions d’exercice
Lieu d’embauche : Siège de Challans Gois Communauté – 16 rue du Parc de Pont-Habert – 85 300 SALLERTAINE
Rémunération : Recrutement par voie statutaire ou contractuelle – cadre d’emploi des attachés (catégorie A) ; rémunération selon la grille indiciaire + IFSE + CIA
Adhésion possible au CNAS (organisme national de prestations sociales), participation employeur à la prévoyance maintien de salaire et à la mutuelle santé.
Modalités d’organisation : Temps complet – participation aux séances du Conseil communautaire en soirée.
Horaires : 8 h 30 à 12 h 30 et 13 h 30 à 17 h 30 du lundi au vendredi dans la limite de 39h par semaine
Possibilité de télétravail.