Située au nord-ouest de la Vendée, à 45 minutes de Nantes et à 30 minutes du littoral vendéen, Challans Gois Communauté regroupe 11 communes et constitue un bassin de vie de plus de 52 000 habitants.

Le territoire est attractif tant par son économie, sa démographie, son environnement que par ses équipements et services de proximité.

Etablissement public organisé autour de la Direction générale en 5 pôles (ressources ; transition écologique, cycle de l’eau, déchets et infrastructures ; aménagement du territoire ; économie et tourisme ; cohésion sociale) pour apporter un service de proximité aux habitants et développer le territoire, la Communauté de communes recrute son/sa agent d’accueil au sein du service Secrétariat général.

Au quotidien, la collectivité veille à assurer un accueil de qualité et un service de proximité auprès des usagers. Dans le cadre d’un départ en retraite au sein du service, Challans Gois Communauté recrute un(e) agent d’accueil à temps complet. L’agent intégrera une équipe de quatre personnes : deux agents d’accueil travaillant en binôme (dont le poste à pourvoir), une assistante administrative et un responsable de service. 

Missions et activités principales

Sous l’autorité du responsable du service Secrétariat Général, l’agent d’accueil assurera l’accueil général de la Communauté de Communes et renforcera le service du secrétariat général.

Accueil physique et téléphonique au siège communautaire

• Réceptionner, filtrer, orienter et transmettre les appels
• Renseigner les usagers sur le fonctionnement et l’organisation de la collectivité
• Assurer l’accueil physique des usagers, les renseigner et les orienter

Gestion du courrier

• Réceptionner, filtrer et orienter les courriers électroniques en gérant plusieurs boîtes mails
• Enregistrer le courrier arrivé et sortant
• Trier et transmettre le courrier aux personnes et services concernés

Secrétariat général

• Assurer un soutien administratif et organisationnel aux dossiers et projets conduits par le service Secrétariat général
• Assurer la mise à jour des agendas
• Traiter, saisir et présenter des documents
• Assurer la veille de la presse locale (Ouest France, Courrier Vendéen…) et en lien avec le service Communication, sélectionner les articles présentant un intérêt pour la collectivité et diffuser la revue de presse auprès des services concernés
• Gérer les abonnements aux différents journaux, magazines…
• Classer et archiver les documents
• Suivre les statistiques des appels et passages à l’accueil
• Gérer les stocks de fournitures et d’enveloppes : prévoir les consommations et passer les commandes
• Suivre l’inventaire du mobilier communautaire
• Edition de documents et commandes ponctuelles pour des associations

Profil et compétences recherchés

Compétences : CAP à BAC, dans les domaines administratifs, du secrétariat et de l’accueil. Expérience en collectivité appréciée.

Savoirs 

• Traitement de texte, tableur, base de données, capacité rédactionnelle
• Maîtrise du fonctionnement des standards téléphoniques
• Exploitation des outils et réseaux de communication
• Connaissance de l’environnement territorial
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Grande capacité d’écoute et de communication

Savoir-être

• Adaptabilité
• Sens de l’organisation
• Rigueur et discrétion professionnelle
• Courtoisie dans l’accueil et l’information du public

Conditions d’exercice

• Lieu d’embauche : Communauté de communes Challans Gois – 16, rue du parc de Pont Habert à Sallertaine (85)
• Contrat Rémunération : Recrutement par voie statutaire ou contractuelle – cadres d’emplois des adjoints administratif territoriaux (catégorie C) ; Rémunération selon la grille indiciaire + régime indemnitaire
• Modalités d’organisation : Temps complet (39h/hebdo)
• Particularité : Permis B exigé