Située au Nord-Ouest de la Vendée, à 45 minutes de Nantes, Challans Gois Communauté est une Communauté de communes composée de 11 communes membres, représentant un bassin de vie de plus de 52 000 habitants.

Territoire attractif et dynamique, son projet de territoire 2020-2040 allie ambition écologique, solidarité et développement ; dans ce cadre, Challans Gois Communauté poursuit et renforce le développement équilibré de son territoire.

Établissement public organisé autour de la Direction générale en 5 pôles (Ressources ; Transition écologique, cycle de l’eau, déchets et infrastructures ; Aménagement du territoire ; Économie et tourisme ; Cohésion sociale) pour apporter un service de proximité aux habitants et développer le territoire, la Communauté de communes recrute un(e) assistant(e) de direction du pôle Transition écologique, cycle de l’eau, déchets et infrastructures.

Missions

Principalement, sous l’autorité du Directeur du pôle Transition écologique, cycle de l’eau, déchets et infrastructures, l’assistant(e) de direction sera chargé(e) de : 

L’assistanat administratif et organisationnel de la direction du pôle TECEDI

• Gérer l’agenda du directeur de pôle (prise de rendez-vous, arbitrage, rappels)
• En lien fonctionnel avec l’assistante du service Cycle de l’eau et la responsable du secteur Relations aux usagers du pôle :

– Gérer les demandes de rendez-vous des Vice-présidents liés au pôle

– Planifier et organiser les réunions (ordre du jour, convocation, support, logistique, compte-rendu) : groupes de travail, comités techniques, comités de pilotage, Commissions, Conseil d’exploitation des déchets, réunions managériales internes, etc.

– Collecter et préparer les éléments nécessaires pour les dossiers aux Bureaux, projets de délibération ou rapports/bilans

– Superviser la gestion des courriers/mails de la ou des boîtes génériques du pôle (tri, enregistrement, diffusion, suivi des réponses)

• Rédiger, mettre en forme et assurer la relecture des documents (courriers, notes, comptes rendus, présentations, conventions, contrats, rapports …)
• Accompagner, en lien avec les services concernés, les arrivées et départs des agents rattachés au pôle

• Mettre à jour les répertoires, contacts, documents de suivi

L’appui à la gestion de dossiers et coordination transversale

• Coordonner la circulation de l’information entre la direction et les services, et les autres pôles, et relancer les services ou partenaires sur des contributions attendues

• Assurer la continuité de service des missions administratives du pôle, et être en relais de l’assistante du service Cycle de l’eau, de manière ponctuelle
• Répondre aux demandes d’information du public ou rediriger vers les services concernés, de manière ponctuelle
• Appuyer ponctuellement à l’accueil physique ou téléphonique du public ou des partenaires

• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes et accompagner leur mise en œuvre (modes opératoires, guides, respect des délais…)
• Identifier les dysfonctionnements administratifs et proposer des améliorations
• Mettre à jour tableaux de bord, échéanciers, plannings, suivi des actes par délégation, etc.
• Relancer les services ou partenaires sur des contributions attendues
• Organiser les déplacements professionnels (réservations, ordres de mission) des encadrants
• Coordonner la gestion des archives physiques et numériques du pôle
• Organiser et suivre le classement informatique des documents du pôle
• Assurer la diffusion des ressources documentaires ou réglementaires
• Contribuer à garantir le recensement et la mise à jour des documents de gestion de crise en lien avec le responsable et l’assistante administrative du service Cycle de l’eau
• Contribuer à l’organisation aux évènements du pôle et/ou de la collectivité
• Participer aux réunions du réseau des assistantes de direction piloté par le responsable du Secrétariat général

La gestion du lien avec les services supports 

• Ressources humaines : assurer le suivi des absences, le reporting en termes de relevés d’heures complémentaires et/ou supplémentaires (hors service Prévention et gestion des déchets), le suivi de validité des permis de conduire et des habilitations, la gestion des formations en interface avec le service ressources humaines
• Finances :

– Être le relais des procédures budgétaires

– Assurer l’interface en matière de gestion des assurances (actualisation des biens, déclaration sinistre…)

– Assurer la diffusion des éditions budgétaires périodiques de suivi

– Suivre les demandes de subventions à percevoir ou à attribuer

• Communication : coordonner les relations avec le service Communication (lettre interne, publications…)
• Marchés publics : suivre le renouvellement des marchés publics récurrents du pôle et élaborer le tableau annuel des procédures de marchés à planifier
• Système d’information : coordonner les relations avec le service Système d’information (recensement des besoins…)

L’appui spécifique à la mission Transition écologique et au service Infrastructures

• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes (physique et téléphonique)

• Suivre l’exécution budgétaire : bons de commande, engagements, service fait le cas échéant, et émissions de facturation de prestations
• Apporter un appui administratif à la passation et à l’exécution des marchés publics et contrats (ordres de service, clauses contractuelles, réunions de chantier, SPS, DICT, DOE…)
• Gérer les inscriptions à des événements externes (colloques…)

Compétences et profils recherchés

• Permis B exigé
• Formation administrative (Niveaux post-Bac à Licence)
• Expérience en assistant(e) de direction appréciée

Savoirs

• Connaissances générales de l’environnement des collectivités territoriales
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, …) et aisance avérée avec l’informatique

Savoir faire

• Organiser son travail, respecter un planning, des délais d’exécution et les procédures
• Rigueur et capacité d’adaptation avérées
• Aptitude à la communication écrite et orale

Savoir être

• Sens du service public
• Goût pour le travail en équipe
• Réactivité et autonomie dans le respect des consignes données
• Qualités relationnelles, gestion du stress, maîtrise de soi
• Respect des règles de confidentialité, devoir de réserve

Conditions d’exercice

Lieu d’embauche : Siège de Challans Gois Communauté – 16 rue du Parc de Pont-Habert – 85 300 SALLERTAINE

Contrat – Salaire : Recrutement par voie contractuelle, cadre d’emploi des adjoints administratifs (catégorie C). Salaire selon la grille indiciaire de la fonction publique + régime indemnitaire + mutuelles prévoyance et santé avec participation, adhésion possible au CNAS/FDAS.

Télétravail possible. 

Modalités d’organisation : du lundi au vendredi, sur la base de 39h/semaine.